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Escritório de Projetos SPREV tem nova face

Escritório de Projetos da Secretaria de Previdência (SPREV), em conjunto com Escritório de Projetos do PMIMF, promove atualização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos - MGP da SPREV
publicado: 01/12/2018 19h00 última modificação: 21/12/2018 19h51

Como parte integrante do Manual de Gestão Estratégica do então Ministério da Previdência Social (MPS), foi elaborada no ano de 2013 a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Escritório de Projetos do MPS, com base na 4ª edição do guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Porém, frente às novas edições do guia e, em virtude das mudanças organizacionais verificadas em um intervalo de 5 anos, a atual Secretaria da Previdência Social (SPREV) entendeu por necessária a revisão, não só de sua metodologia de projetos, mas também a disponibilização de uma ferramenta aplicável a todas as etapas do gerenciamento de projetos. Neste contexto, com o objetivo de avaliar a melhor alternativa e definir a estratégia buscou o apoio do Escritório de Projetos do PMIMF (EP PMIMF).

Desta forma, a equipe do Escritório de Projetos da Coordenação de Gestão Estratégica e Inovação Institucional - COGIN/SPREV/MF em conjunto com Escritório de Projetos do PMIMF (EP PMIMF) optou por atualizar sua metodologia tendo por base o Modelo de Governança atual do PMIMF, mais especificamente na Metodologia de Gerenciamento de Projetos – MGP. Já em relação à aplicação para o gerenciamento de seus projetos, com a assessoria de membros da Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - COGTI/SPOA/MF avaliou as alternativas tecnológicas, esforços e grau de investimento, e concluiu por adotar o Portal de Projetos do PMIMF. Assim, nasceu o projeto Reestruturação do Escritório de Projetos SPREV, cujas principais entregas foram:

ü  Metodologia de Gerenciamento de Projetos SPREV atualizado de acordo com as boas práticas vigentes;

ü  Ferramenta de apoio ao Gerenciamento de Projetos implantada conforme o que estabelece a MGP da SPREV.

A atualização da metodologia foi concluída no prazo previsto e foram aplicados os principais conceitos de Gerenciamento de Projetos à luz das boas práticas, perpassando os grupos de processo de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, todos aderentes à realidade institucional da SPREV.

Compôs o projeto a preparação e disponibilização do ambiente para migração dos projetos da SPREV que ainda estivessem em execução, bem como os demais que constituem o histórico da carteira de projetos da SPREV ao longo dos anos. Assim, a equipe do EP da SPREV passou a ter a disposição, para os novos projetos, uma ferramenta para o gerenciamento dos projetos informatizada com uso dos fluxos de trabalho e modelos de documentos padronizados, além da possibilidade de consulta do acervo de projetos anteriores em um mesmo ambiente.

Também, como parte do escopo dos trabalhos, foi realizada uma avaliação de maturidade do EP SPREV por meio da aplicação de questionário do Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos (MMGP), do Profº Darci Prado. Em uma escala de 1 a 5, a pontuação obtida foi 2.4, que evidencia o posicionamento do EP SPREV no nível 2 de maturidade (Conhecido). Essa avaliação será utilizada no plano de ação do EP SPREV de 2019 com intuito de elevar a maturidade para o nível 3 (Padronizado), tendo por base as sugestões de melhorias apontadas em relatório de análise gerado pela equipe de projetos do PMIMF.

Para finalizar as atividades do projeto, orientado à disseminação de uma nova cultura de gestão de projetos com uso efetivo de uma ferramenta de apoio ao gerenciamento, foram realizadas capacitações para os líderes de projetos, divididos em 3 turmas. Para todas as turmas, o curso foi segregado em 2 dias. O primeiro destinado à transmissão dos conceitos básicos de gestão de projetos, com dinâmicas em grupo e uso de técnicas de planejamento com o intuito de que os participantes passassem a aplicar no dia a dia os conceitos abordados ao longo do curso. O segundo dia destinado ao uso do Portal de Projetos trouxe a oportunidade para os Líderes de Projetos vivenciarem na prática o conjunto de atividades estabelecidas na MGP da SPREV, por meio dos processos e artefatos refletidos nesta plataforma.

Por fim, por meio do Projeto de Reestruturação do EP SPREV, os Escritórios de Projetos do PMIMF e SPREV corroboram o comprometimento com a melhoria contínua dos processos de Gestão de Projetos do MF, bem como se mostram orientados à execução de suas atividades na busca de níveis de excelência que proporcionem maior garantia de sucesso nas entregas dos Projetos e consequentes benefícios para a sociedade.